viết tiếp theo phong cách trên với blog có tiêu đề: Chuẩn hóa quy trình doanh nghiệp bắt đầu từ đâu cho đúng?
Rất nhiều chủ doanh nghiệp SME nhận ra rằng: vấn đề của họ không nằm ở doanh thu hay nhân sự, mà nằm ở vận hành. Công ty càng lớn, công việc càng nhiều, sai sót càng thường xuyên, còn chủ doanh nghiệp thì ngày càng bị cuốn sâu vào những việc lẽ ra không cần mình xuất hiện.
Khi tìm giải pháp, họ thường nghe đến một cụm từ quen thuộc: chuẩn hóa quy trình doanh nghiệp.
Nhưng câu hỏi lớn nhất lại là:
Chuẩn hóa bắt đầu từ đâu? Và làm thế nào để không biến nó thành một mớ tài liệu chết?
Sai lầm phổ biến: Chuẩn hóa từ… tài liệu
Nhiều doanh nghiệp bắt đầu bằng cách:
- Viết SOP dày hàng chục trang
- Vẽ sơ đồ phức tạp
- Mua phần mềm đắt tiền
Nhưng sau vài tuần:
- Nhân viên không đọc
- Quy trình không được áp dụng
- Công việc vẫn rối như cũ
Lý do rất đơn giản: chuẩn hóa không bắt đầu từ giấy tờ, mà bắt đầu từ thực tế vận hành.
Chuẩn hóa đúng không phải là “làm cho đẹp”, mà là “làm cho chạy”
Chuẩn hóa quy trình doanh nghiệp không nhằm mục tiêu:
- Đủ hồ sơ
- Đủ biểu mẫu
- Đủ báo cáo
Mà nhằm mục tiêu duy nhất:
Để công việc chạy trơn tru, kể cả khi thiếu một vài con người cụ thể.
Muốn làm được điều đó, doanh nghiệp cần đi đúng thứ tự.
Bước 1: Bắt đầu từ những việc đang gây đau đầu nhất
Đừng cố chuẩn hóa tất cả cùng lúc.
Hãy bắt đầu từ những quy trình mà:
- Sai sót lặp đi lặp lại
- Tốn nhiều thời gian nhất
- Khi trục trặc là cả hệ thống ảnh hưởng
Thường đó là:
- Bán hàng
- CSKH
- Xử lý đơn
- Báo cáo
- Thu – chi
Chuẩn hóa đúng là giải quyết điểm đau trước, không phải vẽ bức tranh hoàn hảo.
Bước 2: Vẽ lại quy trình đúng như nó đang diễn ra
Một lỗi rất lớn của nhiều doanh nghiệp là:
Vẽ quy trình theo “ý muốn”, không phải theo “thực tế”.
Hãy hỏi:
- Công việc thực sự bắt đầu từ đâu?
- Ai làm bước nào?
- Khi có ngoại lệ thì xử lý ra sao?
- Dữ liệu đi từ đâu đến đâu?
Chỉ khi bạn nhìn thẳng vào sự thật, quy trình mới có giá trị.
4
Bước 3: Cắt bỏ những bước không tạo ra giá trị
Rất nhiều quy trình SME đang có:
- Bước để “cho chắc”
- Bước để “quen tay”
- Bước chỉ để báo cáo
Chuẩn hóa không phải là thêm bước, mà là loại bỏ những bước không cần thiết.
Mỗi bước nên trả lời được câu hỏi:
Bước này có tạo ra giá trị cho khách hàng hoặc cho việc kiểm soát không?
Nếu không, hãy mạnh dạn bỏ.
Bước 4: Quy định rõ đầu vào – đầu ra cho từng bước
Một quy trình rối thường có đặc điểm:
- Không rõ khi nào bắt đầu
- Không rõ khi nào kết thúc
Chuẩn hóa đúng là:
- Mỗi bước có đầu vào rõ ràng
- Kết thúc bằng một kết quả cụ thể
- Người tiếp theo chỉ cần nhận đúng “đầu ra” là làm tiếp được
Khi đầu vào – đầu ra rõ, trách nhiệm tự động rõ.
Bước 5: Ghi lại bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ dùng
Đừng viết SOP như giáo trình.
Hãy viết như:
- Checklist
- Hướng dẫn từng bước
- Có ví dụ cụ thể
Nguyên tắc là:
Người mới đọc xong có thể làm được, không cần hỏi thêm.
Nếu tài liệu không dùng được cho người mới, nó chưa đủ tốt.
4
Bước 6: Chuẩn hóa xong mới nghĩ đến tự động hóa
Một sai lầm khác là:
Tự động hóa khi quy trình còn rối.
Tự động hóa không sửa được quy trình kém, nó chỉ làm cho sự rối xảy ra nhanh hơn.
Doanh nghiệp chỉ nên tự động hóa khi:
- Quy trình đã rõ
- Ít ngoại lệ
- Các bước lặp lại nhiều lần
Khi đó, các nền tảng như n8n phát huy đúng giá trị: kết nối dữ liệu, giảm thao tác tay, tăng độ ổn định vận hành.
Chuẩn hóa đúng giúp doanh nghiệp đạt được điều gì?
Khi chuẩn hóa đúng cách, doanh nghiệp sẽ thấy:
- Nhân sự mới vào làm nhanh hơn
- Sai sót giảm rõ rệt
- Chủ doanh nghiệp bớt bị cuốn vào việc vặt
- Doanh nghiệp sẵn sàng mở rộng quy mô
Chuẩn hóa không phải là việc “làm một lần cho xong”, mà là nền móng để doanh nghiệp phát triển bền vững.
Kết luận
Nếu doanh nghiệp của bạn đang:
- Muốn mở rộng
- Muốn giảm phụ thuộc vào con người
- Muốn vận hành nhẹ hơn nhưng hiệu quả hơn
Thì câu hỏi không còn là “có nên chuẩn hóa hay không”, mà là:
Chuẩn hóa quy trình doanh nghiệp bắt đầu từ đâu cho đúng?
Và câu trả lời nằm ở việc: bắt đầu từ thực tế, từ điểm đau, và làm từng bước một cách có hệ thống.
