4
Quy trình doanh nghiệp là gì? Vì sao SME càng lớn càng rối?
Trong giai đoạn đầu khởi nghiệp, nhiều doanh nghiệp SME (Small & Medium Enterprises – doanh nghiệp nhỏ và vừa) vận hành khá “nhẹ nhàng”. Chủ doanh nghiệp có thể trực tiếp kiểm soát mọi việc, nhân sự ít, quy trình đơn giản, giao tiếp chủ yếu bằng lời nói hoặc tin nhắn.
Nhưng khi doanh nghiệp bắt đầu tăng trưởng, mở rộng đội ngũ, số lượng khách hàng và công việc tăng lên gấp nhiều lần, sự “đơn giản” ban đầu nhanh chóng biến mất. Thay vào đó là cảm giác rối loạn, chồng chéo, sai sót liên tục.
Vấn đề cốt lõi thường không nằm ở con người, mà nằm ở quy trình doanh nghiệp.
Quy trình doanh nghiệp là gì?
Quy trình doanh nghiệp (Business Process) là chuỗi các bước công việc được thiết kế có hệ thống, nhằm biến đầu vào (input) thành đầu ra (output) tạo ra giá trị cho khách hàng hoặc cho nội bộ doanh nghiệp.
Hiểu một cách đơn giản, quy trình trả lời cho 4 câu hỏi cốt lõi:
- Ai làm việc này?
- Làm khi nào?
- Làm theo thứ tự nào?
- Kết quả cuối cùng là gì?
Ví dụ về quy trình doanh nghiệp quen thuộc
- Quy trình bán hàng:
Khách hàng để lại thông tin → nhân viên liên hệ → tư vấn → báo giá → chốt đơn → bàn giao → chăm sóc sau bán. - Quy trình nhân sự:
Đăng tuyển → lọc CV → phỏng vấn → thử việc → đánh giá → ký hợp đồng → đào tạo nội bộ. - Quy trình kế toán – tài chính:
Phát sinh giao dịch → ghi nhận → kiểm tra → báo cáo → quyết toán.
Nếu các bước này không được chuẩn hóa, mỗi người làm một kiểu, doanh nghiệp sớm hay muộn cũng rơi vào tình trạng rối loạn.
Vì sao SME càng lớn càng rối?
Nhiều chủ doanh nghiệp thắc mắc:
“Công ty tôi càng phát triển, doanh thu tăng, nhân sự đông hơn… sao mọi thứ lại càng mệt mỏi và khó kiểm soát?”
Câu trả lời nằm ở quy trình không theo kịp tốc độ tăng trưởng.
1. Tăng quy mô nhưng vẫn quản lý thủ công
Ở giai đoạn đầu, SME thường vận hành bằng:
- Excel
- Google Sheet
- Zalo, Messenger
- Nhắc việc bằng trí nhớ
Khi số lượng khách hàng và công việc tăng lên gấp 5–10 lần, cách làm thủ công này không còn phù hợp.
Hệ quả là:
- Quên việc
- Trễ deadline
- Mất dữ liệu
- Sai sót lặp đi lặp lại
2. Quy trình nằm trong đầu một vài người
Một “căn bệnh” rất phổ biến ở SME là:
Quy trình không nằm trong tài liệu, mà nằm trong đầu nhân sự cũ.
Điều này dẫn đến:
- Người mới không biết phải làm gì
- Phụ thuộc vào “key person”
- Khi nhân sự nghỉ việc → doanh nghiệp “đứng hình”
Doanh nghiệp tăng trưởng nhưng tri thức không được hệ thống hóa, khiến mọi thứ ngày càng rối.
3. Mỗi phòng ban một công cụ, không kết nối
Marketing dùng một phần mềm, Sales dùng CRM khác, Kế toán dùng công cụ riêng, CSKH ghi chú ở nơi khác.
Hệ quả:
- Dữ liệu phân mảnh
- Không đồng bộ
- Báo cáo sai lệch
- Mất rất nhiều thời gian nhập liệu thủ công
Khi doanh nghiệp lớn dần, số công cụ tăng lên nhưng không có quy trình kết nối, rối là điều chắc chắn.
4. Không có quy trình chuẩn → mỗi người làm mỗi kiểu
Khi không có SOP (Standard Operating Procedure – quy trình vận hành chuẩn):
- Nhân viên A làm cách A
- Nhân viên B làm cách B
- Kết quả phụ thuộc vào cảm xúc và kinh nghiệm cá nhân
Điều này khiến:
- Chất lượng dịch vụ không ổn định
- Khách hàng phàn nàn
- Chủ doanh nghiệp phải “chữa cháy” liên tục
Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp của bạn đang “rối vì quy trình”
Nếu bạn thấy 2–3 dấu hiệu dưới đây, rất có thể vấn đề nằm ở quy trình:
- ❌ Nhân viên hỏi đi hỏi lại những việc cũ
- ❌ Chủ doanh nghiệp phải tham gia vào mọi khâu
- ❌ Dữ liệu nằm rải rác nhiều nơi
- ❌ Không có báo cáo real-time
- ❌ Làm nhiều nhưng hiệu quả thấp
- ❌ Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận không tăng tương ứng
4
Gốc rễ vấn đề: Thiếu hệ thống hóa và tự động hóa quy trình
Thực tế cho thấy, SME không rối vì lớn lên, mà rối vì lớn lên nhưng vẫn vận hành như lúc còn nhỏ.
Giải pháp không chỉ là:
- Tuyển thêm người
- Làm việc chăm hơn
Mà là:
- Chuẩn hóa quy trình
- Hệ thống hóa dữ liệu
- Tự động hóa những công việc lặp lại
Đây chính là lý do các doanh nghiệp hiện đại bắt đầu ứng dụng các nền tảng tự động hóa quy trình như n8n để:
- Kết nối các công cụ rời rạc
- Giảm thao tác thủ công
- Tăng tốc vận hành
- Giảm phụ thuộc vào con người
SME muốn phát triển bền vững cần làm gì?
Để thoát khỏi vòng luẩn quẩn “càng lớn càng rối”, doanh nghiệp SME cần:
- Vẽ lại toàn bộ quy trình hiện tại
- Chuẩn hóa từng bước công việc
- Xác định khâu nào có thể tự động hóa
- Xây dựng hệ thống vận hành thay vì phụ thuộc cá nhân
Khi quy trình rõ ràng, hệ thống tốt:
- Nhân sự làm việc nhẹ hơn
- Chủ doanh nghiệp rảnh hơn
- Doanh nghiệp sẵn sàng mở rộng quy mô
Kết luận
Quy trình doanh nghiệp chính là “xương sống” của vận hành.
SME càng phát triển mà không đầu tư vào quy trình thì sự rối loạn là điều không thể tránh khỏi.
